Dipendente
Tutto dal telefono
- Timbra l'entrata
- Chiede ferie e permessi
- Chiede le trasferte e compila le note spese
- Vede il suo mese, giorno per giorno
Per aziende con persone in trasferta e orario fisso
Dalla trasferta al rimborso, senza rincorrere fogli Excel.
Il dipendente chiede la trasferta e carica le ricevute dal telefono. Diarie e pasti si calcolano con i tuoi importi e i tuoi orari, e l'ufficio trova in evidenza le spese da controllare.
- Nato da un caso veroCostruito sul file delle note spese di un'azienda vera.
- Importi e orari li decidi tuDiarie, orari dei pasti e controlli si impostano una volta sola.
- Niente da installareSi apre dal browser, da computer e da telefono.
Perché serve
Meno conti a mano, meno note da rileggere
File, scontrini e conti dei pasti portano via tempo a chi viaggia e a chi controlla. Il viaggio resta lo stesso: sparisce quello che si ripete.
| Tema | Oggi | Con Trasferte e Spese |
|---|---|---|
| La richiesta | ||
| La richiesta | Email e chiamate | Un modulo sul telefono, con la decisione scritta |
| Diarie e pasti | ||
| Diarie e pasti | Conti fatti a mano | Calcolati da orari e importi dell'azienda |
| Le ricevute | ||
| Le ricevute | Scontrini sparsi, da ritrovare a fine mese | Foto o PDF allegati alla spesa |
| Il controllo | ||
| Il controllo | Si rileggono tutte le note | In evidenza le spese da controllare |
| Le presenze | ||
| Le presenze | Giorni di trasferta da ricopiare | La giornata entra da sola nel riepilogo |
Come funziona
Tre passi, dalla richiesta al rimborso
- 1
Il dipendente chiede la trasferta
Dal telefono il dipendente scrive partenza, rientro, destinazione e motivo. Chi approva trova già giorni, notti e pasti.
- Mentre scrive vede subito le notti e i pasti che spettano
- La approva il direttore assegnato, o l'amministratore se non ce n'è uno
- Per rifiutarla serve un motivo, che il dipendente legge sul telefono
Trasferta da approvare 
- 2
Il dipendente aggiunge le spese
Con la trasferta approvata la nota spese è già pronta. Le spese si aggiungono man mano, anche durante il viaggio.
- Una o più ricevute per ogni spesa, in foto o PDF
- I pasti offerti sono già tolti dalla diaria: se uno non è stato consumato, basta togliere la spunta
- Il conto è sempre davanti agli occhi, con il totale da pagare
- 3
L'amministratore controlla la nota
Dopo il rientro il dipendente invia la nota: l'amministratore la trova con in evidenza quello che merita un controllo.
- Pasti offerti non consumati, spese senza ricevuta, importi alti
- Le note senza anomalie si approvano tutte insieme
- Se qualcosa non va, la nota torna al dipendente con il motivo
- Dopo il bonifico o la busta paga, la segna pagata
Nota spese da approvare 
Vuoi vederlo con le tue regole?
Chiedi una demoPresenze
La giornata si segna quasi da sola
Timbrature, ferie e trasferte finiscono nello stesso riepilogo del mese, senza ricopiare nulla.
- Si timbra l'entrata con un tocco: l'uscita è calcolata
- Nei giorni feriali in trasferta la giornata risulta da sola, senza timbrare
- Ferie e permessi si chiedono dal telefono e, approvati, entrano da soli
- I giorni senza timbratura né assenza restano in evidenza
È pensato per chi lavora a orario fisso: l'uscita non si registra, e non ci sono straordinari né turni.
Una riga per dipendente, un giorno per colonna
Funzioni
Ogni persona il suo accesso
Ognuno vede quello che gli serve. Ogni accesso ha un solo ruolo: chi approva e deve anche timbrare ha un secondo accesso da dipendente.
Direttore
Solo le sue persone
- Vede le trasferte dei suoi dipendenti
- Le approva o le rifiuta
- Sceglie se è un evento con pasti offerti
- Niente presenze e note spese
Ufficio e amministratore
Tutto il mese su una pagina
- Chi è entrato oggi, chi è in trasferta
- Riepilogo presenze con stampa, PDF ed Excel
- Ferie e permessi con un clic
- L'amministratore approva le note e le segna pagate
- Excel delle note del mese
- Ricevute delle note approvate in un solo file
Contabilità
Vede, non cambia
- Note spese delle trasferte approvate
- Ricevute, PDF ed Excel
- Accesso in sola lettura
- Oggi è in inglese
Regole
I conti seguono importi e orari che scegli tu
Si impostano una volta sola, e ogni nota si calcola da partenza e rientro scritti nella trasferta. Se cambi un valore, le note già approvate restano con il conto di allora.
Fiere ed eventi si registrano con i pasti offerti: approvando la trasferta come evento, quei pasti si tolgono da soli dalla diaria.
Quello che decidi tu
- Diaria per pasto, quota per notte e colazione
- Orari limite per i pasti di partenza e rientro
- Se il pasto con un cliente, pagato dal dipendente, toglie la diaria
- Se la ricevuta è obbligatoria
- L'importo oltre cui una spesa va controllata
- Il patrono e gli altri giorni festivi
Le ore della giornata si impostano su ogni dipendente, uguali per tutti i giorni feriali.
Domande frequenti
Devo installare qualcosa?
No. Si apre dal browser, da computer e da telefono. L'azienda la attiviamo noi; gli accessi dei dipendenti li crea il tuo amministratore.
Va bene per le regole della mia azienda?
Importi, orari dei pasti e controlli li decidi tu dalle Impostazioni. La diaria è una sola per tutta l'azienda, non per persona o per Paese, e gli importi sono solo in euro. Passaggi di approvazione e categorie di spesa sono uguali per tutti: alla demo guardiamo insieme le tue regole e ti diciamo se il software le copre.
Rileva gli orari reali di lavoro?
No. È pensato per chi lavora a orario fisso: si timbra solo l'entrata e l'uscita è calcolata, senza straordinari né turni. Se ti servono ore vere, cantieri e turni, guarda Rapportini Presenze.
Chi approva cosa?
La trasferta la approva il direttore assegnato al dipendente, oppure l'amministratore se non c'è un direttore. La nota spese la approva l'amministratore. Ferie e permessi li approva l'ufficio.
E se manca una ricevuta?
Di norma la nota non si invia finché la spesa non ha la ricevuta, o il motivo per cui manca. Con il motivo la spesa passa e resta in evidenza per l'ufficio. Questa regola si può togliere.
Posso caricare spese senza trasferta?
No. Ogni spesa sta dentro una trasferta approvata.
E chi non usa il telefono?
L'ufficio può inserire la trasferta, compilare la nota e segnare la giornata al posto suo. Se non timbra nessuno, la timbratura dal telefono si spegne per tutta l'azienda.
Il software fa anche i bonifici?
No. Prepara importi, Excel e ricevute: il pagamento resta a te. Dopo il bonifico o la busta paga, l'amministratore segna la nota come pagata.
Il consulente del lavoro cosa vede?
Il riepilogo delle presenze del mese, con il suo accesso. Le note spese e le ricevute restano all'ufficio e alla contabilità. Per il file verso il programma paghe, parliamone alla demo.
Chi vede i dati?
Ognuno il suo. Il dipendente vede solo il proprio mese e le proprie note, il direttore solo le trasferte delle sue persone. Ogni azienda vede solo i propri dati.
Quanto costa?
Te lo diciamo alla demo, dopo aver visto come lavori.
Vediamolo con le tue regole
Portaci la tua nota spese di oggi: ti facciamo vedere come diventa.
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